Privacyverklaring

Uitgangspunten

1. De begrippen die in deze privacyverklaring gehanteerd worden en die in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gedefinieerd worden, hebben de betekenis die in de AVG-wet daaraan is toegekend.
2. We gebruiken de persoonsgegevens alleen voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden (grondslag). Dat is rechtmatig en transparant.
3. Wij verwoorden onze privacyverklaring in duidelijke en heldere taal en proberen geen informatie te verstoppen. We zijn ook duidelijk over welke gegevens we verwerken en hoe we dat doen. Dat is welbepaald en duidelijk.
4. Wij verwerken alleen die persoonsgegevens die we ook echt nodig hebben. Dat is dataminimalisatie.
5. Wij werken graag met u samen om ervoor te zorgen dat de gegevens die we verwerken altijd correct en up-to-date zijn. Dat is de juistheid van de gegevens.
6. We bewaren de gegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Dat is de bewaartermijn.
7. We delen de persoonsgegevens nooit met andere partijen, binnen of buiten de EU zonder gegronde reden. We zorgen ook voor een degelijke beveiliging van de persoonsgegevens, door vele technische en organisatorische maatregelen te treffen. Wanneer wij uw persoonsgegevens delen met derden geven we dit expliciet aan. IK-OOK deelt uw persoonsgegevens alleen met derden met uw toestemming, als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met partijen die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. IK-OOK blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Dat is voor de integriteit en veiligheid van de gegevens.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens, doelen, grondslagen en bewaartermijnen die wij verwerken per categorie. Ook geven we per categorie aan met wie uw gegevens worden gedeeld.

Gegevens van klanten:

Persoonsgegevens en doelen:

1. NAW-gegevens (voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, land) van u en uw kind(eren)
   Voor de uitvoering van de overeenkomst, facturering, identificatie, onderhouden van de klantrelatie en het uitvoeren van direct-marketingactiviteiten.
2. Contact- en aanvullende persoonsgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, geslacht)
   Om met elkaar te communiceren, u juist aan te spreken, u op de hoogte te brengen van wijzigingen in producten/diensten, direct-marketingactiviteiten uit te voeren.
3. Betaalgegevens (bankrekeningnummer, BTW nummer)
   Om uw betaling te verwerken en voor de BTW-verlegging als uw bedrijf buiten Nederland gevestigd is.
4. Inkomensgegevens en BSN-nummers
   Voor het aanvragen van subsidies en toeslagen.
5. Gegevens die noodzakelijk zijn voor de verzorging, begeleiding en ontwikkeling van uw kind. 
   Om de verzorging, begeleiding en ontwikkeling van uw kind juist uit te voeren. 

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (klik hier voor meer informatie).
Het uitvoeren van direct-marketingactiviteiten (we sturen u aanbiedingen van vergelijkbare producten of diensten of tips over de afgenomen producten of diensten) valt onder “gerechtvaardigd belang” (klik hier voor meer informatie).

Bewaartermijn:
Tot uiterlijk één maand na het beëindigen van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie ). Uw facturen bewaren we voor de wettelijke bewaartermijn.

Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Met ons en een aantal van onze subverwerkers, zoals ons planningssysteem, ons boekhoudpakket, gemeentes & belastingdienst (i.v.m. subsidie/toeslagen), bureau Jeugdzorg, basisscholen en ons incassobureau. Zij zijn ontvangers dan wel verwerkers van de persoonsgegevens. Hiermee hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

Gegevens van website bezoekers:
IK-OOK gebruikt cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Het wijzigen van cookievoorkeuren kan door deze instructies te volgen. Naast cookies bevat deze website een of meerdere webformulieren waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

 
Functionele cookies

 Persoonsgegevens en doelen:
IK-OOK gebruikt cookies puur voor functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw keuzes en voorkeursinstellingen onthouden worden.

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Gerechtvaardigd belang ( klik hier voor meer informatie ).

 
Bewaartermijn:
1 jaar

 
Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Wij zijn de enige die deze gegevens ontvangen.

 

Analyse cookies

Persoonsgegevens en doelen:
Wanneer u deze website bezoekt verwerken we uw (geanonimiseerde*) ip-adres in onze statistieken om inzicht te krijgen in de werking van onze website en om die te verbeteren. * = Voor deze verwerking anonimiseren we uw IP-adres voordat het verwerkt wordt door de statistieken software Google Analytics; hierdoor is het niet langer een persoonsgegeven.

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Gerechtvaardigd belang ( klik hier voor meer informatie ).

 Bewaartermijn:
De maximale bewaartermijn van de Google Analytics cookies is door ons ingesteld op 26 maanden.

Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Met ons en Google. De Google Analytics-cookies hebben we privacyvriendelijk ingesteld conform de ‘Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics’ zoals beschikbaar gesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betekent voor de Google Analytics-cookies dat ikOOK i) met Google een verwerkersovereenkomst heeft gesloten, ii) het laatste octet van uw IP-adres maskeert, iii) ‘gegevens delen’ heeft uitgezet zodat Google de verkregen persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden kan gebruiken (Google kan deze alleen gebruiken voor technische ondersteuning) en iv) geen gebruik maakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google tenzij anders aangegeven in het onderdeel ‘Marketing- & trackingcookies’. Lees voor meer informatie het privacybeleid van Google , alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics .

 Marketing- & trackingcookies 

 
Persoonsgegevens en doelen:
Wanneer u deze website bezoekt gebruiken wij en derden technieken (o.a. cookies waarin uw IP-adres wordt vastgelegd) waardoor we u herkennen:

1. om onze promoties en content af te stemmen op uw interesses (personalisatie);
2. om u embedded content zoals video’s te tonen (* Vimeo en/of YouTube );
3. om u social media deelopties en widgets te tonen (* Facebook , Twitter , LinkedIn , Google+ , Pinterest e.a.);
4. om u op advertentienetwerken interessante aanbiedingen te doen ( Facebook , Twitter , LinkedIn , Google , e.a.).

* = U kunt uw privacy wensen doorgeven via de websites van deze partijen. Klik op de links in bovenstaande opsomming om het privacybeleid van de betreffende partij in te zien.

 
Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Uw toestemming ( klik hier voor meer informatie ). Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies via onze cookiemelding:

 
Deze website maakt gebruik van functionele en analyse cookies voor een optimale gebruikerservaring. ikOOK en derde partijen plaatsen marketing en tracking cookies zodat we u kunnen herkennen. Bekijk onze privacyverklaring voor meer informatie.

Door deze melding te sluiten, of door gebruik te blijven maken van onze website weten we dat u hiervoor toestemming geeft. Het wijzigen van uw cookievoorkeuren kan door deze instructies te volgen.

 
U kunt uw toestemming intrekken door deze instructies te volgen.

Bewaartermijn:
Zolang dat we uw toestemming hebben.

 
Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Via onze website worden ook cookies van derden geplaatst. Op het gebruik van cookies door andere partijen is het privacy- en cookiebeleid van de desbetreffende partij van toepassing. Als u uw gegevens aan andere derden of op andere sites op het internet vrijgeeft, kunnen er andere regels van toepassing zijn op hun gebruik of openbaarmaking van de informatie die u aan hen hebt verstrekt. Daarom moedigen wij u aan om het privacy- en cookiebeleid door te lezen van alle externe partijen waaraan u informatie verstrekt. Let op dat hun beleid regelmatig kan wijzigen. ikOOKheeft daar geen invloed op. Indien van toepassing hebben wij een verwerkersovereenkomst met een partij gesloten bijvoorbeeld wanneer we uw persoonsgegevens delen naar aanleiding van een advertentiecampagne.

Webformulieren

Persoonsgegevens en doelen:
Via een webformulier kunt u bijvoorbeeld contact met ons opnemen. Ieder webformulier heeft één helder doel en mocht een formulier een extra doel bevatten (bijvoorbeeld het inschrijven voor de nieuwsbrief) dan zullen we daarvoor om extra toestemming vragen. Door het invullen van het formulier geeft u ons toestemming om de gevraagde persoonsgegevens te verwerken. Hiervoor gebruiken wij voornamelijk NAW-gegevens, het telefoonnummer en een e-mailadres.

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Toestemming die wordt gegeven door het invullen van het formulier of het aanvinken van het geven van toestemming voor een extra doel ( klik hier voor meer informatie ). U kunt uw toestemming intrekken door dit via het betreffende webformulier door te geven of door een e-mail te sturen naar info@ik-ook.nu.

 
Bewaartermijn:
Wij bewaren de gegevens totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie. Leidt het contact tot een opdracht dan bewaren we de gegevens tot uiterlijk één maand na het beëindigen van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie ). Uw facturen bewaren we voor de wettelijke bewaartermijn.

 
Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Met ons, GraagGoedOnline.nl B.V. (onze online leverancier) en met ons planningsysteem (Kindplanner). Met deze partners hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten ( klik hier voor meer informatie ).

 Nieuwsbrief, rondleiding, inschrijfformulier

 
Nieuwsbrief 

Persoonsgegevens en doelen:

 

1. Naam
   Omdat we u graag met uw naam willen aanspreken in onze e-mails.
2. E-mailadres
   Zodat we u interessante e-mails kunnen sturen

We sturen u maximaal 1 nieuwsbrief per maand .

 
Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Uw toestemming ( klik hier voor meer informatie ). U kunt uw toestemming intrekken middels de link onderaan elke e-mail die we sturen.

 
Bewaartermijn:
Tot u uw toestemming intrekt.

 Met wie worden je gegevens gedeeld:
Alleen met ons.

 
Formulier aanvragen rondleiding 

Persoonsgegevens en doelen:

1. Naam
   Omdat we u graag met uw naam willen aanspreken in onze e-mails.
2. E-mailadres
   Omdat we graag met u een afspraak willen plannen.
3. Telefoonnummer
   Omdat we graag met u een afspraak willen plannen. 
4. Naam en leeftijd (kind)eren
   Omdat we u graag de juiste rondleiding geven.

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Uw toestemming om contact met u op te nemen. ( klik hier voor meer informatie ) 

 

Bewaartermijn:
Tot het moment dat u naar tevredenheid alle informatie heeft die u nodig heeft en u een definitieve keuze heeft gemaakt. Mocht u een dienst afnemen dan bewaren wij uw gegevens tot maximaal 1 maand na het beëindigen van de overeenkomst. 

 
Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Uw gegevens worden alleen met ons gedeeld.

 

Inschrijfformulier

 Persoonsgegevens en doelen:

1. NAW gegevens kind en ouders
2. Geboortedatum
3. Gegevens huisarts en zorgverzekeraar

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie ).
Het uitvoeren van direct-marketingactiviteiten (we sturen u aanbiedingen van vergelijkbare producten of diensten of tips over de afgenomen producten of diensten) valt onder “gerechtvaardigd belang” ( klik hier voor meer informatie ).

Bewaartermijn:
Tot uiterlijk één maand na het beëindigen van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie ). Uw facturen bewaren we voor de wettelijke bewaartermijn.
 
Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Met ons en een aantal van onze subverwerkers, zoals ons planningssysteem, ons boekhoudpakket, gemeentes & belastingdienst (ivm subsidie/toeslagen), bureau Jeugdzorg, basisscholen en ons incassobureau. Zij zijn ontvangers dan wel verwerkers van de persoonsgegevens. Hiermee hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

 
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

 Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@ik-ook.nu, dan verwijderen wij deze informatie.

 
Persoonsgegevens en doelen:
 IK-OOK verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

1. Registratie BSN
   ikOOK heeft de wettelijke verplichting het BSN van ouders en kinderen te registreren en controleren voor informatie uitwisseling met de belastingdienst.
2. Inkomensgegevens ouders
   Om de subsidie voor de gesubsidieerde opvang te verkrijgen dient ikOOK de beschikking te hebben over de inkomensgegevens van ouders. Op basis van deze gegevens wordt een eigen bijdrage en een subsidiebedrag vastgesteld. De inkomensgegevens worden gedeeld met de gemeenten en belastingdienst.
3. Medische gegevens en andere kindbijzonderheden
   Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen zullen medische gegevens en andere kindbijzonderheden (bijvoorbeeld allergieën en dieetgegevens) worden geregistreerd in het kinddossier en in het ouderportaal. Deze gegevens worden alleen met onszelf gedeeld. 
4. Foto- en/of filmbeelden
   Wij maken regelmatig foto- en/of filmbeelden van de kinderen. Uitgangspunt hierbij is dat de kinderen niet herkenbaar in beeld worden gebracht tenzij hiervoor door de ouders toestemming is gegeven. Deze beelden gebruiken wij voor verschillende doeleinden: 

• om de ouders te tonen wat hun kind gedurende de dag bij ikOOK heeft beleefd via ons ouderportaal, waar alleen medewerkers en ouders toegang tot hebben. In dit ouderportaal wordt alleen gebruik gemaakt van fotobeelden en deze worden niet gedeeld met derden. Hiervoor heeft ikOOK naast dit privacyreglement een aanvullende privacyverklaring opgesteld specifiek voor het gebruik van het ouderportaal. 

• ten behoeve van interne trainingsdoeleinden van de medewerkers om de kwaliteit van de kinderopvang te waarborgen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van videobeelden van pedagogisch medewerkers, terwijl ze in interactie zijn met de kinderen. Deze beelden worden gewist na het laatste feedbackgesprek met de medewerker of na maximaal 3 maanden. Ook ouders kunnen - na voorafgaande toestemming - voor dezelfde doeleinden gefilmd worden. Wanneer deze beelden worden getoond aan derden voor algemene trainingsdoeleinden of op ouderavonden, dan zullen we ouders vooraf toestemming vragen om deze beelden te mogen gebruiken.

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie ).
 

Bewaartermijn:
Tot uiterlijk één maand na het beëindigen van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie ). Uw facturen bewaren we voor de wettelijke bewaartermijn.

Met wie worden uw gegevens gedeeld:
Met ons en een aantal van onze subverwerkers, zoals ons planningssysteem, ons boekhoudpakket, gemeentes en belastingdienst (ivm subsidie/toeslagen) en ons incassobureau. Zij zijn ontvangers dan wel verwerkers van de persoonsgegevens. Hiermee hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

Uitwisseling van klantgegevens met derden

Persoonsgegevens en doelen:
ikOOK verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

• ikOOK geeft in het kader van de kinderopvangtoeslag gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende ouder, afgenomen opvang uren). 
• ikOOK geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de beroepskracht/kind ratio. De toezichthouder van de GGD heeft een geheimhoudingsplicht vanuit zijn/ haar functie. 
• ikOOK verstrekt aan gemeenten informatie over gebruik van voor- en vroegschoolse educatie, ter verantwoording van de hiervoor ontvangen subsidie. ikOOK verstrekt daarbij alleen de gegevens voor zover dat in een gemeentelijke verordening als verplichting is vastgelegd. 
• ikOOK verstrekt ter toetsing van de bedrijfsprocessen gegevens aan accountants en interne auditoren. Ook deze personen hebben een geheimhoudingsplicht
• ikOOK verstrekt aan Veilig Thuis informatie indien dit noodzakelijk is. ikOOK heeft de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het geding is. In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft. Zo kan ikOOK bijvoorbeeld na toestemming van ouders gegevens uitwisselen met andere zorginstellingen of scholen in het belang van de zorg voor het kind.

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie ).
 

Bewaartermijn:
Tot uiterlijk één maand na het beëindigen van de overeenkomst ( klik hier voor meer informatie )

 
Gegevens van sollicitanten

Persoonsgegevens en doelen:
ikOOK verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

• Sollicitatiebrief en Curriculum Vitae.

• Aantekeningen naar aanleiding van gesprekken.

Grondslag (wettelijke basis) voor de verwerking:
Uw toestemming door het verstrekken van de informatie ( klik hier voor meer informatie ).
 

Bewaartermijn:
[Tot het beëindigen van de procedure, tenzij u wordt aangenomen. Dan worden de sollicitatiebrief en het CV onderdeel van uw personeelsdossier. Als u niet wordt aangenomen en wij willen uw gegevens langer bewaren dan vragen wij u daar altijd toestemming voor. Wij bewaren uw gegevens dan maximaal 1 jaar. ( klik hier voor meer informatie )

 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

 
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ikOOK en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@ik-ook.nu Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. ikOOK wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u een klacht hebt over hoe wij of onze subverwerkers met uw persoonsgegevens omgaan, dan vragen we u om daarover eerst met ons in gesprek te gaan, zodat we kunnen kijken of we dit naar uw tevredenheid kunnen oplossen of aanpassen. Kunnen we niet tot dat punt komen, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de toezichthouder.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

 ikOOK neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@ik-ook.nu .

Zowel wij als onze toeleveranciers (verwerkers) zullen ons inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de beveiliging van persoonsgegevens.Wij staan er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Wij zullen ons inspannen om de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de Persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.

Veranderingen in deze privacyverklaring

 ikOOK behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Bekijk daarom regelmatig deze privacyverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. De nieuwste versie wordt weergegeven in de sectie 'Voor het laatst gewijzigd'. Als u na de laatste wijziging van onze website gebruik blijft maken, betekent dit dat u deze wijzigingen aan deze privacyverklaring erkent, goedkeurt en dat u akkoord gaat met de wijziging(en).